2.4- Análisis de las necesidades y tratamiento de la información de las entidades que participan en el PAH

Para el desarrollo del presente trabajo se realizaron recorridos por las provincias de Sancti Spíritus, Villa Clara, Holguín, Granma y Santiago de Cuba, en los mismos se sostuvieron encuentros con cada una de las entidades que participan de forma directa o indirecta en el PAH, entre ellas: los talleres como célula básica de implementación del proyecto, las EMBSSV en las provincias donde actúan, las direcciones municipales y provinciales de la vivienda, las direcciones del poder popular en los municipios, las UNAICC como rectoras del proyecto en las provincias y los Centros de Excelencia.
Se realizaron análisis, en cuanto a la presencia y manejo de la información, en cada una de estas entidades, se identificaron los tipos de información que procesan, como la utilizan y qué necesidades tienen en la recepción de información, en función del PAH.
A continuación, se realiza un resumen de las principales informaciones y/o datos que maneja cada una de las entidades que participan directamente en el proceso productivo. Se tomaron en consideración para el análisis, solo aquellas entidades que generan datos o informaciones primarias y su contenido está relacionado con la producción de materiales y la construcción de viviendas.

2.4.1- Talleres de ecomateriales y entidades a las que pertenecen
Informaciones y/o datos que manejan:
- Producción por rubros
- Recepción de materia prima
- Consumo de materiales
- Referentes a medios básicos
- Insumos
- Económicas

Los talleres recopilan la información, a través de registros impresos suministrados para las entidades a las cuales ellos responden directamente o por los registros elaborados manualmente.

En las figuras 2.1, 2.2 y 2.3, se pueden observar varios de estos registros.
Al analizar los registros mostrados, se puede constatar que la información necesaria para el correcto desarrollo del proyecto existe, el problema radica en la dispersión de esta información, ya que las mismas son trabajadas, indistintamente, por varias personas dentro de la estructura de trabajo de los talleres; existen informaciones repetitivas, ya que varias áreas utilizan la misma información, además de no contar con registros estándares establecidos, lo cual dificulta la recolección de los datos de forma rápida y organizada.
Los materiales que se producen en los talleres se tienen bien registrados y se utilizan estas informaciones de manera precisa, aunque se presentan dificultades cuando alguno de los talleres produce un mismo material con una maquinaria que no es del proyecto y estos se suman a las informaciones de las producciones ejecutadas.

Nótese que la mayor parte de estos talleres, no cuentan con los medios informáticos necesarios para desarrollar sistemas de información propios, correctamente estructurados.

2.4.2- Unidades municipales Inversionistas de la vivienda
Las Unidades Municipales Inversionistas de la vivienda: son entidades cuyo objeto social principal es la construcción y rehabilitación de viviendas, con el propósito de mejorar y elevar el fondo habitacional del municipio y del país. La unidad está compuesta por un Departamento (esfuerzo propio) y cuatro áreas de trabajo (Inversiones, Conservación y Rehabilitación, Economía y Atención a la Población). 
Informaciones y/o datos que utilizan:
-Recepción de materiales.
- Construcción de viviendas.
A continuación, se presenta una muestra de los registros que se utilizan por parte de estas entidades, figuras 2.4, 2.5 y 2.6:
Si bien los datos existen y se manejan de forma correcta utilizando sistemas informáticos estructurados, estos no responden, precisamente, a las necesidades de información del PAH, ya que son informaciones muy generales, que no desglosan en ninguna medida los materiales que se entregan por parte de los talleres pertenecientes al proyecto, ni los de las viviendas construidas con estos materiales.
En el momento de obtener estas informaciones, por parte del personal del proyecto, se observa mucha demora,  pues existen varios departamentos y todos manejan informaciones y datos distintos.

2.5 –Diagramas de organización y flujo de información del PAH
Lo expuesto anteriormente expresa una idea de cómo se comporta la estructura organizativa del PAH, la forma en que se manejan las informaciones y/o datos dentro del mismo y los principales problemas que existen. Por lo que es necesario analizar este esquema de forma gráfica y aunque en los términos de referencia del proyecto se muestran esquemas organizativos, estos no refieren la medida exacta de la magnitud que tiene, por lo cual el autor de esta investigación considera necesaria la elaboración de un diagrama organizativo que demuestre de forma clara y resumida la envergadura real del PAH.

Los diagramas, según Carnota y Villanueva (1986), constituyen la forma gráfica de representar la estructura lógica de un sistema, subsistema, grupo de tareas o tareas.
Conocidos también como cursogramas o flujogramas (Rusenas, 1998) es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o proceso administrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, que ocurren o suceden en forma oral u escrita en el quehacer diario del ente.

2.5.1- Características a tener en cuenta para la confección de diagramas
El papel de los diagramas es de gran valor en la tarea de sistematización; estos deben mostrar el hacer en las unidades organizativas de manera ilustrada al:

• Describir relaciones jerárquicas entre las diferentes unidades organizativas.
• Describir flujos de información, de documentos u otros.
• Analizar un flujo dado para determinar si tiene inconsistencia, repeticiones o errores.
• Servir de elemento de comunicación.

En la confección de los diagramas hay que considerar que existen determinados requisitos que hay que cumplir en su concepción y diseño, como son:

• Basarse en normas y convenciones uniformes.
• Tener la posibilidad de describir una misma situación con diferente nivel de detalle y mantener el enlace entre todas las descripciones.
• Poder destacar lo esencial y desechar lo no relevante.
• Tener calidad estética y limpieza adecuada.

 

2.5.2- Utilización de Microsoft Office Vicio como herramienta para la elaboración de los diagramas
Para la realización de los diagramas en esta investigación el autor utiliza la herramienta de Microsoft, Office Vicio (versión 2003). Esta aplicación agrupa los diagramas de las siguientes formas:

• Diagrama de flujo básico.
• Diagrama de análisis de árbol de errores.
• Diagrama de auditoría.
• Diagrama de causa y efecto.
• Diagrama de flujo de datos.
• Diagrama de control de calidad total (CCT).
• Diagrama de flujo de trabajo.

En este trabajo se utilizarán principalmente,  los diagramas de flujo de datos, flujo del trabajo y organigramas que permiten crear análisis estructurados, flujos de información, diagramas orientados al proceso o a datos y diagramas de flujo de datos.

2.5.3-  Diagrama de organización general PAH.
Al tomar la estructura planteada en los términos de referencia,  el autor del presente trabajo elabora un diagrama básico de organización general del PAH, generado en Visio 2003, se utilizan los componentes de diseño de organigramas, y de forma grafica se muestran las entidades y sus relaciones.

Conclusiones parciales

1- El esquema organizativo y de funcionamiento de las entidades que participan en el PAH, según términos de referencia, se encuentra bien organizado, se muestran las funciones y atribuciones específicas para cada caso. El problema radica en que ha existido cierto grado descoordinación en cuanto a la implementación y funcionamiento del proyecto, principalmente debido a factores “externos”.

2- El PAH no cuenta con una cultura organizacional en lo referente a los sistemas de información ya sean manuales o computacionales, ya que en la mayoría de las veces, a pesar de que se cuenta con sistemas para determinadas actividades, estos no se emplean de manera correcta o no se ponen en uso por los usuarios

3- Existe inestabilidad en cuanto al flujo de las informaciones y no se aplican muchos de los lineamientos que se plantean para el correcto desarrollo de la actividad de monitoreo del proyecto.

4- La mayor parte de los talleres no cuentan con los medios informáticos necesarios para desarrollar sus propios sistemas de información estructurados, lo cual dificulta la recopilación de las informaciones y/o datos en estos.

5- Si bien en las entidades pertenecientes al sistema de la vivienda los datos existen, estos no responden precisamente a las necesidades de información del PAH, pues son informaciones muy generales, que no desglosan en ninguna medida, los materiales que se entregan por parte de los talleres del proyecto ni de las viviendas construidas con estos materiales.

6- Los sistemas mostrados, los cuales se han implementado en el proyecto hasta la fecha, no constituye en si, un sistema de monitoreo, solo son una serie de tablas para la recolección de datos, sin tener en cuenta la comparación estos contra un plan o parámetro definido, lo cual provoca que la toma de decisiones se convierta en un proceso complicado, ya que depende de análisis no estructurados.

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